Unser Toolset und warum?

Eingesetzte Tools

Projektmanagement mit Taiga

Für das Projektmanagement arbeiten wir zusammen mit unseren Kunden in Taiga. Das Tool gibt uns Sprints, Backlogs, Kanban Boards sowie Epics und Meilensteine an die Hand und bleibt dabei erstaunlich schlank. Auch Projekt Wiki’s halten wir in Taiga. Wir passen Workflows und Rollen über eine offene API an und betreiben Taiga auf unserer eigenen Infrastruktur. Das sorgt für Tempo im Team und für Datensouveränität, ohne komplizierte Umwege.

Kollaboration und Dokumentenablage mit Infomaniak kSuite

Die tägliche Kommunikation und Zusammenarbeit laufen in der Infomaniak kSuite. E Mail, Kalender, Drive, Chat und Videomeetings greifen sauber ineinander und die produktiven Arbeitsdaten bleiben in der Schweiz. Gemeinsames Bearbeiten mit Versionierung funktioniert zuverlässig. Die Anmeldung mit Zwei Faktor und fein steuerbaren Rechten gibt uns ein gutes Sicherheitsgefühl, auch für unsere Kunden. Alles wirkt aufgeräumt und trägt dazu bei, dass Arbeit einfach vorankommt.

Internes Handbuch mit Notion

Für Wissen, Onboarding und Prozesse setzen wir intern auf Notion. Seiten, Datenbanken und Vorlagen sind schnell aufgebaut, Wissen bleibt auffindbar und Kommentare oder Aufgaben machen die Zusammenarbeit leicht. Weil Notion ein US Dienst ist, halten wir uns strikt an unseren Grundsatz. Es werden keine Kundendaten abgelegt. Notion ist unser internes Handbuch und unser Platz für wiederkehrende Abläufe.

Visuelles mit Figma

Im Design setzen wir auf Figma für Wireframes, Designsysteme, klickbare Prototypen und Slidedecks. Da Figma ein US-Dienst ist, handhaben wir Kundendaten mit besonderer Sorgfalt. Während wir nicht vollständig auf Platzhalter und abstrakte Beispiele verzichten können, minimieren wir bewusst die Verwendung relevanter Daten und beschränken uns auf das absolut Notwendige. So gewährleisten wir einen effizienten kreativen Prozess bei gleichzeitig verantwortungsvollem Umgang mit sensiblen Informationen.

Buchhaltung und Lohnbuchhaltung mit Bexio

Unsere Administration basiert auf Bexio. Offerten, Rechnungen, Buchhaltung, Ausgaben und MWST Prozesse bilden einen durchgängigen Ablauf. Schweizer Standards wie QR Rechnung und Bankanbindungen sind sauber umgesetzt. Automatisierungen nehmen uns Routine ab und verringern die Fehlerquote. Das schafft Freiraum für die Arbeit am Produkt.

Warum uns die Datenhaltung in der Schweiz wichtig ist, lässt sich einfach erklären. Wir profitieren von klaren rechtlichen Rahmenbedingungen und kurzen Wegen bei Rückfragen oder Audits. Zugriffe aus fremden Jurisdiktionen werden reduziert. Die Nähe der Infrastruktur verbessert Latenzen und Verfügbarkeit. Das alles senkt Risiken und erhöht die Vertraulichkeit unserer Arbeit.

Auch unsere Kostenkultur ist klar. Als wachsendes Unternehmen vermeiden wir hohe Fixkosten und unnötige Abhängigkeiten. Wo es passt, prüfen wir freie Lösungen und betreiben Dienste selbst. Spezialisiertes SaaS setzen wir nur ein, wenn der Nutzen deutlich spürbar ist. Dann aber mit klaren Regeln und ohne Kundendaten.

Alternativen

Es gibt im europäischen Raum sehr viele Alternativen, sowohl selbst betrieben als auch gehostet. Jede bringt eigene Stärken und Schwächen mit, oft verbunden mit spürbaren Lizenz und Betriebskosten sowie zusätzlicher Administration und Schulungsaufwand. Die perfekte Lösung gibt es selten und eine seriöse Bewertung aller Optionen braucht Zeit und saubere Tests. Wir haben uns nach sorgfältiger Abwägung für die oben genannten Werkzeuge entschieden und sind damit sehr zufrieden. Für die eigene Recherche ist die Übersicht auf european-alternatives.eu ein guter Startpunkt.

Schlusswort

Unsere Toolauswahl spiegelt unsere Werte wider: Effizienz, Datensouveränität und pragmatische Lösungen. Die Kombination aus Schweizer Datenhaltung, schlanken Prozessen und gezieltem Einsatz spezialisierter Tools hat sich in unserem Arbeitsalltag bewährt.

Natürlich ist unsere Lösung nicht für jedes Team die richtige. Wichtig ist, dass jedes Unternehmen bewusste Entscheidungen trifft und dabei sowohl die eigenen Bedürfnisse als auch die Verantwortung gegenüber Kundendaten im Blick behält.

Die Digitalisierung bietet heute unzählige Möglichkeiten. Entscheidend ist, welche davon wirklich zu den eigenen Zielen und Werten passen. Für uns hat sich gezeigt: Weniger ist oft mehr, und die besten Tools sind die, die einfach funktionieren und uns nicht im Weg stehen.

Haben Sie Fragen zu unseren Tools oder möchten Sie über ähnliche Herausforderungen in Ihrem Unternehmen sprechen? Wir freuen uns auf den Austausch.